Les habilitats clau per a triomfar en l’organització d’esdeveniments

En aquest article, comentarem les principals característiques de l’organitzador d’esdeveniments i les seves habilitats tant personals com professionals. Els event managers són els encarregats de gestionar tot el procés d’organització de diferents tipus d’actes i esdeveniments: conferències, exposicions comercials, presentacions i tot tipus de celebracions.

A grans trets, solen ser persones sociables, tranquil·les i amb grans dots organitzatius. No obstant això, el seu treball és més complex i desafiador del que sembla, però també molt satisfactori. Si estàs pensant a estudiar organització d’esdeveniments, aquest post t’interessa!

Quines són les habilitats que ha de tenir un organitzador d’esdeveniments?

Qualsevol tipus d’esdeveniment implica una negociació, planificació, coordinació i seguiment. Per a complir totes aquestes fases, els event managers han de comptar amb habilitats molt específiques. A continuació, et parlem de les més rellevants.Capacitat organitzativa i lideratge

Sens dubte, entre les principals característiques d’un planificador d’esdeveniments es troba l’habilitat per a la gestió de projectes i l’organització. L’ event manager ha de tenir una visió de conjunt, ja que ha de supervisar de principi a la fi tot l’esdeveniment. A més, administra tots els recursos financers i també els humans. Per tant, ha de saber coordinar de manera transversal a tots els membres de l’equip amb empatia i dots de lideratge.En línies generals, les fases d’organització en les quals ha de participar el planificador d’esdeveniments en la seva carrera professional són:

El disseny del projecte: Parlar amb els clients, recopilar informació i donar forma a l’esdeveniment. En aquesta fase també es definiran els objectius, col·laboradors, proveïdors i el pressupost.

Planificació de l’esdeveniment: És la fase de materialització del disseny. Inclou gestionar el treball amb els proveïdors i repartir tasques: elecció del lloc per a celebrar l’acte, sol·licitud de permisos i llicències, elaboració del programa, etc.

Fase de producció: És el moment en el qual posem en marxa el pla establert. Per a això, serà necessari supervisar el desenvolupament de l’esdeveniment, coordinar el muntatge i els equips de treball, així com solucionar els imprevistos.

Hi ha alguns perfils d’organitzadors que coordinen fins i tot més d’un esdeveniment alhora. Uns altres, no obstant això, s’especialitzen en determinades fases del projecte o en determinats tipus d’esdeveniments com, per exemple, conferències empresarials.Habilitats comunicatives

Ha de mostrar facilitat de paraula, tant a nivell verbal com escrita. Es tracta de desenvolupar la capacitat d’expressar de manera clara i concisa les idees entorn de l’organització de l’esdeveniment. Però també desenvolupar la capacitat d’escolta per a entendre als interlocutors.L’excel·lent tracte al client serà el primer pas: entendre què vol, guiar-li i dissenyar l’esdeveniment d’acord amb les seves necessitats i desitjos. És molt important també mantenir-li informat en tot moment del desenvolupament del projecte.

Posteriorment, establirà relacions amb una gran varietat de professionals i proveïdors als quals ha de transmetre les idees del client. L’objectiu és garantir la correcta aplicació del disseny i que totes les parts comprenguin i executin correctament la seva funció.

Capacitat de negociació i persuasió

Juntament amb la capacitat de comunicació, la negociació i la persuasió són factors fonamentals per a ‘vendre’ les nostres idees i propostes. En totes les fases del procés, han de tractar i arribar a acords tant amb els clients, com amb els proveïdors o patrocinadors. Per a això és necessari presentar el nostre projecte i pressupost i argumentar per què és la millor opció per al seu esdeveniment.No obstant això, no sols es tracta de convèncer al client en la primera fase perquè faci ús dels nostres serveis. La relació de confiança inclou també l’establiment i la consecució dels objectius fixats en el projecte. Això inclou una certa capacitat analítica. Durant la primera fase de negociació s’identifiquen les necessitats i oportunitats del client. A més, també en la fase post-esdeveniment per a analitzar, avaluar i generar un informe o balanç dels resultats obtinguts.

Improvisació i capacitat resolutiva

Sens dubte la capacitat d’improvisació i les habilitats per a resoldre problemes també són característiques fonamentals dels organitzadors. Sempre hi ha situacions que escapen al nostre control i problemes inesperats. Un bon planner ha de mostrar flexibilitat i capacitat d’adaptació enfront d’esdeveniments canviants.Els imprevistos no han d’afectar l’organització integral de l’esdeveniment. S’ha de mantenir la calma, analitzar la situació i executar els canvis i adaptacions necessàries. En aquest sentit, l’agilitat, l’enginy i la creativitat per a afrontar situacions imprevistes serà determinant. Amb això també transmetem confiança, seguretat i professionalitat als nostres clients.

Bon maneig de l’estrès

En línies generals, els organitzadors d’esdeveniments han de treballar durant llargues jornades, sovint sense descansos i sota molta pressió. Com dèiem, una de les característiques principals del planner és gestionar simultàniament diferents tasques i controlar totes les fases del procés. Això inclou també la capacitat de delegació i coordinació d’equips. L’important és mantenir la calma i no cedir a la pressió del moment.L’organització i previsió de possibles problemes redueix considerablement l’estrès. Es tracta de prioritzar tasques i planejar el treball amb la suficient antelació. La intuïció juga aquí també un paper fonamental, ja que podem ser capaços d’anticipar-nos als problemes per a minimitzar-los i tenir sempre un pla B preparat.

Passió per l’organització d’esdeveniments i creativitat

Si vols centrar la teva carrera professional en aquest àmbit has de saber que la passió és la característica de l’organitzador d’esdeveniments que sustenta tot el procés. Treballar amb passió i creativitat ens permetrà oferir un valor afegit als esdeveniments i crear una diferenciació amb la competència. La clau és analitzar profundament el concepte de l’esdeveniment, plantejar idees innovadores i originals.En l’execució de l’esdeveniment, parar esment a cada detall, des de l’adequació de les invitacions, la decoració, la música o la disposició dels elements. Es tracta d’estar atent a tots els detalls que han de complir-se per a assegurar l’èxit de l’esdeveniment.

Si ens agrada el nostre treball, aquesta és la fase més divertida i satisfactòria. Al cap i a la fi, no es tracta només de complir amb una organització pragmàtica de l’esdeveniment, sinó de crear una experiència inoblidable per als nostres clients.

Si vols més informació sobre el nostre Màster en “organització d’esveniments” clica aquí

¿Què estudiar per ser un Wedding planner?

Dins dels estudis en organització d’esdeveniments, ens podem trobar dedicar-se professionalment a l’organització de noces, una figura denominadada com wedding planner, que són especialistes per a treballar en l’organització d’esdeveniments. Més en concret, l’expert acompanya a diferents parelles en la planificació de les seves noces.

En què consisteix el treball d’un wedding planner?

● Aquest professional aconsegueix que les característiques de la celebració s’ajustin a les expectatives dels nuvis. Un esdeveniment inoblidable no sols pot ser aquell al qual assisteixen nombrosos convidats. De fet, com pots observar, les micronoces són tendència actualment. No obstant això, en qualsevol mena d’esdeveniment existeixen molts detalls que cal concretar amb temps. Per exemple, la compra de les flors, els detalls del restaurant, fotògrafs, etc… El professional també s’ocupa de tots els aspectes relacionats amb la decoració.

Per exemple, definir l’estil, seleccionar materials, realçar la il·luminació natural i triar una combinació de colors. Cuida cada detall que forma part de la celebració. Les invitacions de noces mostren un disseny únic i irrepetible. També planifica la distribució dels convidats en les taules. Per això, si et formes per a treballar en aquest camp, coneixeràs tots els secrets de l’univers nupcial.

● L’expert manté una comunicació constant amb la parella per a planificar un esdeveniment que estigui en sintonia amb les seves expectatives. D’aquesta manera, quan arriba el dia esperat, tot és tal com havien imaginat els nuvis. No obstant això, han pogut delegar el procés d’organització en una persona preparada, motivada, organitzada, competent i qualificada.

● El wedding planner, d’altra banda, treballa en col·laboració amb un ampli nombre de proveïdors. Tingues en compte que una de les principals tasques del professional és que la inversió destinada a les noces s’ajusti al pressupost de la parella. Per això, és un error creure que els serveis de el wedding planner són excessivament cars.

● Una organització eficaç evita qualsevol tipus d’imprevist. És a dir, l’expert contempla possible alternatives per a solucionar incidents que puguin produir-se a última hora. Què ocorre si la celebració es desenvoluparà a l’aire lliure? Anticipa una solució immediata si el dia és plujós. En aquest cas, tria una carpa per a cobrir la zona de les taules.

● Un wedding planner no sols és present durant l’organització, sinó també durant el gran dia. Igual que el fotògraf, està prop de la parella durant la celebració. Tingues en compte que els serveis de l’expert s’adapten a les necessitats dels clients. Algunes parelles deleguen tots els aspectes relacionats amb la planificació de les noces de principi a fi. Unes altres, per contra, sol·liciten ajuda per a ultimar alguns detalls. Per això, el professional ofereix un pressupost personalitzat.

Una professió emergent

Com saps, algunes professions han experimentat un important creixement en els últims anys. I el treball de wedding planner és un exemple d’això. Una professió que, de fet, també pots descobrir a través del cinema. La pel·lícula Plans de Noces protagonitzades per Jennifer Lopez i Matthew McConaughey mostra la història d’una protagonista que treballa com wedding planner.

Encara que totes les noces tenen unes característiques en comú, cada enllaç és totalment original en si mateix. Les parelles volen viure un dia irrepetible que sigui el reflex del seu propi amor. I, perquè aquest objectiu sigui possible, és essencial personalitzar tots els detalls de la celebració. Aquesta és una de les raons per la qual la professió de wedding planner ha experimentat un important creixement. Encara que el dia de les noces té principi i desenllaç, es recorda per sempre. I els protagonistes volen reviure els records d’unes noces que va estar a l’altura de les seves expectatives. Per això, busquen l’assessorament d’un expert que coneix tots els secrets del sector.

D’altra banda, l’estil de vida actual, marcat per nombroses responsabilitats, fa que algunes persones no puguin concentrar-se en la planificació de les seves noces. Molts treballadors no disposen de les condicions desitjades per a dedicar tot el temps que desitgen a l’organització de l’esdeveniment. I, en aquest context, augmenta la demanda dels serveis oferts per el wedding planner. Algú que proporciona un procés d’acompanyament per a aconseguir l’objectiu final.

Els estudis necessaris per a ser wedding planner

Tota professió emergent, també pot propiciar un elevat nivell de competència professional. Tingues en compte que alguns perfils es reinventen per a desenvolupar la seva carrera en el sector nupcial. Per això, la formació és la millor forma d’especialització i de diferenciació enfront d’altres competidors. Quins són els estudis que poden obrir-te portes per a ser wedding planner? Actualment, existeixen cursos especialitzats en organització de noces. Programes que preparen a l’alumne per a dedicar-se a això en el futur.

D’altra banda, pots tenir una formació que et capaciti per a desenvolupar no sols noces, sinó també un altre tipus d’esdeveniments. Un curs de protocol i organització d’esdeveniments ofereix una formació molt completa.

Les decisions que es prenen en el marc d’unes noces es contextualitzen en diferents temàtiques. Per exemple, en el camp de la decoració. El disseny és un dels apartats més rellevants d’un enllaç amb estil propi. Les noces pot tenir un toc rústic, campestre, bohemi, sofisticat o eclèctic. Un curs de Decoració per a Noces ofereix totes les claus relacionades amb la decoració.

Què estudiar per a arribar a triomfar en un sector en auge però exigent?

El màster en comunicació relacions públiques i organització de esdeveniments ofereix una formació molt completa. El programa és impartit per la Escola Universitària Formatic Barcelona. Tingues en compte que la comunicació és un dels ingredients més rellevants en la planificació d’unes noces. El wedding planner és un expert que assessora i orienta. Però, al seu torn, també necessita escoltar amb deteniment als clients. D’altra banda, es comunica amb altres professionals i proveïdors per a tancar acords. La intel·ligència emocional també incrementa l’èxit professional d’un organitzador de noces.

Per tant, els estudis de wedding planner poden oferir moltes oportunitats en el pla professional i resoldre el dubte de què estudiar. Un treball que, d’altra banda, et permet ser partícip de la felicitat dels altres. Com a expert, pots acompanyar a altres persones en un dia molt important.

Necessites més informació sobre el nostre Màster en organització d’esdeveniments? Clica aquí