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Para conseguir que una empresa tenga un óptimo funcionamiento, independientemente de su tamaño y capacidad, esta ha de contar con un grupo de trabajadores y profesionales que, desde su puesto de trabajo, contribuyan a que la empresa consiga las metas que se haya propuesto. La organización es uno de los elementos clave para conseguir una óptima gestión en una empresa. Por ello, la mayoría de las empresas disponen de un secretario/a que se dedica a diversas funciones, especialmente de un secretariado internacional de alta dirección.

Con la llegada y evolución de la era digital, este puesto de trabajo no se ha reducido, sino que se ha convertido, transformado. Esto ha dado lugar a nuevas disciplinas como la denominada estudios de secretariado que da lugar a profesionales expertos en secretariado de alta dirección.

Cualidad clave en secretariado internacional de alta dirección

Un secretario/a de alta dirección es, hoy en día, un/a profesional que se ha vuelto imprescindible en la mayoría de empresas. Las compañías necesitan personal con cualificación que tenga la capacidad para colaborar, implicarse y asumir responsabilidad para lograr un mayor dinamismo y más eficiencia en su trabajo.

Su labor en la empresa es cada vez más amplia y con mayor responsabilidad, como es la de organizar la agenda del directivo, organizar y gestionar reuniones, los viajes que surjan y otras actividades. Así como llevar a cabo las comunicaciones de la empresa vinculadas con lo internacional.

En otras palabras, se podría decir que el secretario/a de alta dirección internacional es el profesional que combina en una misma persona las labores de secretariado y realización de actividades empresariales.

Otras cualidades necesarias

Aparte de la cualidad ya descrita que define, a grandes rasgos, qué es un secretario internacional de alta dirección, vamos a señalar otras cualidades que ha de realizar el profesional:

-Ya hemos comentado que se encarga de los viajes de los directivos. En este sentido, no solo basta con que sepa programar el viaje o comprar los billetes, sino que también tendría que establecer los horarios, el hospedaje, las citas o reuniones, itinerarios, etc.

-Tener aptitudes para conseguir la comunicación con el resto de departamentos que componen la empresa. El profesional se ha de encargar de los responsables de las distintas secciones de la empresa, que estas estén actualizadas y “al día” en consonancia con el resto de la empresa. Así como actividades a corto, medio o largo plazo.

-Dominar las últimas tecnologías, sobre todo programas relacionados con las funciones administrativas de una secretaría, así como otros vinculados con la comunicación.

-Trabajar de forma responsable e independiente para adelantarse a las necesidades del empresario.

-En ocasiones, un secretario/a de alta dirección tendrá que acompañar a su jefe durante los viajes de trabajo.

Qué tipo de trabajo se hace en esta profesión

Si estás pensando en estudiar el secretariado internacional de alta dirección, posiblemente te aparezcan miles de dudas, siendo una de ellas las salidas laborales que ofrece este sector. A la hora de escoger una formación determinada, se busca siempre que no solo sea enriquecedor, sino también que cuente con oportunidades de trabajo. Algunas de las salidas profesionales que tiene esta formación son:

-Apoyo profesional a la alta dirección de empresas de índole privado.

-Departamentos de Presidencia en organismos públicos.

-Departamentos de Secretaría en organismos pertenecientes al ámbito público.

-Entidades deportivas realizando labores de secretariado u organización.

-Despachos profesionales de una amplia variedad de ramas del conocimiento en universidades y centros docentes.

-Profesional encargado del departamento de Secretaría en empresas privadas.

-Organización de centros comerciales y de ocio.

Entidades educativas como parte de la sección administrativa y de organización del centro.

Cómo estudiar secretariado internacional de alta dirección

Para que las funciones que ha de realizar un secretario/a sean las óptimas y adecuadas, es necesario que esta profesión cuente con unos conocimientos de base que se pueden adquirir en universidades, cursos de secretaria o en centro de formación profesional.

Por ejemplo, se puede escoger la opción de realizar las 1.300 horas lectivas de estudio que se necesitan para conseguir el título en FP de Técnico Superior en Secretariado. De igual modo, los cursos pueden ayudarnos a mejorar la formación en auxiliar administrativo, en asistente de dirección o de secretariado.

A grandes rasgos, pueden estudiar secretariado internacional de alta dirección:

-Profesionales que tengan experiencia y deseen actualizarse, adquirir nuevas competencias y/o responsabilidades o conseguir un plus de reconocimiento.

-Empresas que tienen en cuenta el valor de la actualización y formación de los trabajadores y deseen que estos amplíen sus competencias y conocimientos.

-Aquellos licenciados y profesionales que necesitan actualizarse y ampliar el abanico de posibilidades laborales.

-Titulados en FP de Grado Medio o de Grado Superior en disciplinas formativas como la Gestión Administrativa, Secretariado, Administración y Finanzas que persiguen una mayor preparación práctica para acceder al mundo laboral.

-Qué formación básica se necesita

En la actualidad, las empresas cada vez más amplían sus negocios a un nivel más internacional, por lo que el dominio de otros idiomas, como el inglés, siempre será ventajoso. Además, también es bueno que incluya la comunicación con clientes y proveedores extranjeros.

Tenemos que tener claro que, aparte de lo ya mencionado, es importante que la persona tenga una formación básica y que pueden pertenecer a diferentes campos profesionales. Los más comunes son:

Economía.

Comercio internacional.

Secretariado (tanto Grado Medio como Grado Superior).

ADE (Administración y Dirección de Empresas).

Contabilidad.

Protocolo.

Documentación y archivo.

Gestión Administrativa.

Formación en creación de planes de Marketing.

Recursos Humanos.

Organización de eventos.

Informática.

Otros relacionados.

Esta lista indica algunos de los estudios que tienen una estrecha vinculación con la tarea de secretariado y tratamiento de la información. Estos estudios proporcionan una formación básica y sólida sobre las funciones que están relacionadas con todo que conlleva la Alta Dirección y el Secretariado. Pero, para un mejor perfeccionamiento, es más conveniente extender la formación especializada a Secretariado Internacional.

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